5 Anzeichen dafür, dass Excel als FP&A-Tool in deinem Unternehmen nicht mehr ausreicht

Excel ist ein unglaublich leistungsstarkes Tool, das in Finance Teams für Themen wie Budgetierung, Planung und Analyse weit verbreitet ist.Wenn Unternehmen jedoch wachsen und komplexer werden, ist Excel möglicherweise nicht mehr die beste Option für FP&A-Aufgaben. Hier sind 5 Anzeichen dafür, dass Excel als FP&A-Tool nicht mehr ausreicht:

1) Du hast zu viele Daten und Excel wird langsam

Wenn dein Unternehmen wächst, wächst auch die Menge der zu analysierenden Daten. Es ist nicht ungewöhnlich, sich mit Excel-Dateien zu finden, die zu groß werden und mit denen es immer langsamer wird, zu arbeiten. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig große Datenmengen verarbeiten.

Excel hat Einschränkungen bei der Menge an Daten, die es verarbeiten kann, und wenn deine Datenmengen wachsen, kann es sein, dass deine Berechnungen immer länger dauern. Das kann sich negativ auf deine Fähigkeit auswirken, zeitnah Entscheidungen auf Basis deiner Daten zu treffen und kann auch Frust und Ineffizienz in deinen FP&A-Prozessen verursachen.

Glücklicherweise gibt es alternative Tools, die große Datenmengen effektiver verarbeiten können. Cloud-basierte FP&A- und Datenanalyseplattformen sind ein solches Tool. Diese Plattformen sind darauf ausgelegt, große Datenmengen zu handhaben und können schnellere und genauere Einblicke als Excel liefern. Sie bieten auch fortgeschrittene Datenmodellierungs- und Berichtsfunktionen, die dir helfen können, deine Daten auf eine sinnvollere Weise zu präsentieren.

Einer der Vorteile der Verwendung einer Cloud-basierten Datenanalyseplattform ist, dass du deine Daten in der Cloud speichern und verarbeiten kannst. Das bedeutet, dass du dich nicht darum kümmern musst, deine Daten manuell aus verschiedenen Eingabequellen zu sammeln. Stattdessen kannst du von überall aus mit einer Internetverbindung auf deine Daten zugreifen und durch Integrationen mit anderen Quellsystemen arbeiten.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung einer Cloud-basierten Datenanalyseplattform ist, dass es dir helfen kann, Zeit und Ressourcen zu sparen. Mit Excel kannst du dich dabei wiederfinden, stundenlang damit zu verbringen, deine Daten manuell zu aktualisieren und zu manipulieren. Mit einer Cloud-basierten Plattform kannst du viele dieser Aufgaben automatisieren und deine Zeit für strategischere Initiativen nutzen.

Cloud-basierte FP&A- und Datenanalyseplattformen bieten auch fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen zum Schutz deiner Daten. Mit Excel speicherst du möglicherweise sensible Informationen auf deinem lokalen Computer, die anfällig für Sicherheitsverletzungen sein können. Mit einer Cloud-basierten Plattform werden deine Daten sicher in der Cloud gespeichert und du kannst steuern, wer darauf zugreifen kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Excel ein großartiges Tool zur Analyse von Daten ist, aber an seine Grenzen stößt, wenn es um die Verarbeitung großer Datenmengen geht. Wenn deine Excel-Dateien zu groß und zu langsam zum Arbeiten werden, wird es Zeit, über eine Alternative nachzudenken. Cloud-basierte Datenanalyse-Plattformen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, einschließlich schnellerer und präziserer Einblicke, fortgeschrittener Visualisierungs- und Reporting-Fähigkeiten sowie erweiterter Sicherheitsfunktionen.

2) Deine Buchhaltungsdatenstrukturen werden immer komplexer

Wenn dein Unternehmen wächst und komplexer wird, können auch deine Buchhaltungsdatenstrukturen komplizierter werden. Das kann es schwierig machen, mit Excel zu arbeiten, da es möglicherweise nicht in der Lage ist, das von dir benötigte Niveau an Komplexität zu bewältigen. Wenn du beispielsweise über mehrere Kontenrahmen berichten musst oder komplexe zwischenbetriebliche Transaktionen hast, wirst du vielleicht feststellen, dass Excel nicht dafür geeignet ist.

Wenn deine Buchhaltungsdatenstrukturen immer komplexer werden, solltest du darüber nachdenken, auf ein spezialisierteres Tool umzusteigen, das für die Bewältigung von Komplexität konzipiert ist. Es gibt mehrere Finanzsoftware-Lösungen, die für komplexe Buchhaltungsstrukturen ausgelegt sind und präzisere und zuverlässigere Daten als Excel liefern können.

Eine solche Lösung ist zum Beispiel Pectus, eine beliebte FP&A Software, die eine Vielzahl komplexer Buchhaltungsstrukturen bewältigen kann. Pectus ermöglicht es dir, mehrere Kontenrahmen einzurichten, was nützlich sein kann, wenn du mehrere Geschäftsbereiche oder Tochtergesellschaften hast. Es verfügt auch über eine robuste Funktion für zwischenbetriebliche Transaktionen, die dir helfen kann, Transaktionen zwischen verschiedenen Einheiten innerhalb deiner Organisation zu verwalten.

Unabhängig von der Softwarelösung, die du wählen wirst, ist es wichtig, das verfügbare Support- und Schulungsniveau zu berücksichtigen. Der Wechsel zu einer neuen FP&A-Software kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn du eine komplexe Buchhaltungsstruktur hast. Suche nach einem Softwareanbieter, der umfassende Einführungsschulungen anbietet, um sicherzustellen, dass du schnell und effizient in Betrieb gehen kannst.

3) Du musst mit Stakeholdern außerhalb des Finanzteams zusammenarbeiten

Zusammenarbeit ist für jeden erfolgreichen FP&A-Prozess entscheidend. Excel kann jedoch eine Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit Stakeholdern außerhalb des Finanzteams darstellen. Wenn du zum Beispiel mit den Abteilungen Vertrieb, Marketing oder Betrieb zusammenarbeiten musst, könnte Excel nicht das beste Tool dafür sein.

Eine Lösung für dieses Problem ist die Verwendung von cloud-basierten Collaboration-Tools, die mehreren Stakeholdern die gleichzeitige Arbeit an einem einzigen Dokument ermöglichen. Diese Tools können Echtzeit-Updates bereitstellen und sicherstellen, dass alle an der aktuellsten Version des Dokuments arbeiten. Dies kann die Zusammenarbeit verbessern und Fehler und Ineffizienzen im FP&A-Prozess reduzieren. GSheets ist die einfachste Version davon, aber tatsächlich bietet auch Excel heutzutage eine cloud-basierte Version an, die es mehreren Benutzern ermöglicht, auf die aktuellste Version gleichzeitig zuzugreifen. Die Zusammenarbeit hierbei ist jedoch oft umständlich, da du nicht einfach über GSheets auf Daten zugreifen oder Aufgaben und Zugriffsrechte zuweisen kannst. Die Verwaltung eines gesamten FP&A-Workflows ist daher immer noch sehr ineffizient.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von cloud-basierten Collaboration-Tools besteht darin, dass sie dazu beitragen können, Silos zwischen Abteilungen abzubauen. Wenn verschiedene Abteilungen effektiver zusammenarbeiten können, können sie Informationen und Erkenntnisse austauschen, die zu besseren Entscheidungen führen können. Zum Beispiel könnten Vertriebsteams Einblicke in das Kundenverhalten haben, die dem Finanzteam helfen könnten, genauere Umsatzprognosen zu erstellen. Das gängigste Collaboration-Tool ist Slack. Es wird jedoch empfohlen, eine speziell für FP&A konzipierte Lösung zu finden, die sowohl eine effiziente Kommunikation als auch FP&A-Workflows integriert. Pectus Finance ist eine solche Lösung.

Neben cloud-basierten Collaboration-Tools ist es auch wichtig, klare Kommunikationskanäle mit Stakeholdern außerhalb des Finanzteams zu etablieren. Dies kann regelmäßige Meetings oder Check-ins umfassen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Es kann auch hilfreich sein, ein gemeinsames Verständnis von wichtigen Metriken und Begriffen zu etablieren, um Verwirrung oder Missverständnisse zu vermeiden.

Insgesamt ist die Zusammenarbeit mit Stakeholdern außerhalb des Finanzteams für einen erfolgreichen FP&A-Prozess unerlässlich. Durch die Verwendung von cloudbasierten Zusammenarbeitstools und die Einrichtung klarer Kommunikationskanäle kannst du die Zusammenarbeit verbessern, Abteilungsgrenzen aufbrechen und informierte Entscheidungen treffen.

4) Du musst mehrere Entitäten konsolidieren

Wenn du Daten aus mehreren Tochtergesellschaften konsolidieren musst, ist es wichtig, die Herausforderungen dieses Prozesses zu verstehen. Die Konsolidierung von Daten kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere wenn du eine große Anzahl von Einheiten konsolidieren musst. Excel ist möglicherweise nicht das beste Tool für diesen Job, da es zeitaufwendig und fehleranfällig sein kann.

Eine der Hauptaufgaben bei der Konsolidierung von Daten besteht darin, sicherzustellen, dass die Daten in allen Einheiten genau und konsistent sind. Dies kann schwierig zu erreichen sein, wenn jede Entität ihre eigene Datenstruktur und ihr eigenes Format hat. Darüber hinaus kann die Konsolidierung von Daten in Excel ein manueller Prozess sein, was das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen erhöht.

Glücklicherweise stehen spezialisierte Tools zur Verfügung, die darauf ausgelegt sind, die Komplexität der Konsolidierung von Daten aus mehreren Rechtsorganisationen zu bewältigen. Diese Tools bieten eine größere Genauigkeit und Geschwindigkeit als Excel und können dazu beitragen, das Risiko von Fehlern in deinem Konsolidierungsprozess zu reduzieren.

• Einige der wichtigsten Funktionen dieser spezialisierten Tools sind:
• Fähigkeit, komplexe Datenstrukturen und -formate zu handhaben
• Automatische Datenzuordnung und Transformation
• Datenvalidierung und Fehlerprüfung
• Anpassbare Konsolidierungsregeln und -formeln
• Echtzeitdatensynchronisation

Durch die Verwendung eines spezialisierten Tools zur Konsolidierung von Daten kannst du Zeit sparen und das Risiko von Fehlern in deinem Konsolidierungsprozess reduzieren. Dies kann dazu beitragen, dass deine Finanzberichte genau und verlässlich sind, was für informierte Geschäftsentscheidungen unerlässlich ist.

5) Du benötigst deine Daten in Echtzeit

In der heutigen schnelllebigen Geschäftsumgebung wird es immer wichtiger, Zugriff auf Echtzeitdaten zu haben. Excel ist ein großartiges Tool zur Analyse historischer Daten, aber es ist möglicherweise nicht in der Lage, Echtzeit-Updates für deinen FP&A-Prozess bereitzustellen. Wenn du Zugriff auf Echtzeitdaten benötigst, musst du möglicherweise ein anderes Tool in Betracht ziehen.

Es gibt mehrere cloudbasierte Plattformen, die Echtzeit-Updates zu deinen Daten bereitstellen können. Diese Tools sind darauf ausgelegt, große Datenmengen zu verarbeiten und genaue und zuverlässige Einblicke zu bieten, die dir helfen können, zeitnahe und informierte Entscheidungen zu treffen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen: Excel ist ein großartiges Werkzeug für FP&A-Aufgaben, aber es ist möglicherweise nicht für alle Szenarien geeignet. Wenn du eines der oben genannten Anzeichen bemerkst, solltest du die Verwendung eines anderen Tools in Betracht ziehen. Es gibt mehrere spezialisierte Finanzsoftwarelösungen, die für komplexe Datenstrukturen und große Datenvolumina entwickelt wurden. Diese Tools können eine höhere Genauigkeit und Geschwindigkeit als Excel bieten und dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Ineffizienzen in deinem FP&A-Prozess zu reduzieren.