Die Kostenrechnung: Einführen von Kostenstellen

Im zweiten Teil unserer Blog Serie zur sauberen Kostenrechnung widmen wir uns den Kostenstellen. Kostenstellen definieren wo Kosten anfallen und erlauben somit tiefe Analysemöglichkeiten um dein Unternehmen fortlaufend zu optimieren. Viele kleinere Unternehmen und Start-ups warten jedoch viel zu lange mit der Einführung von Kostenstellen. Warum das Einführen von Kostenstellen schon aber ab einer Mitarbeiteranzahl von 15 bis 20 Mitarbeitern sinnvoll ist, welche Möglichkeiten Kostenstellen bieten und wie du diese einführst, erklären wir dir im folgenden Artikel.

Was sind Kostenstellen? Warum gibt es sie?

Eine Kostenstelle ist der Ort, an dem die Kosten in einem Unternehmen anfallen. Je nach Unternehmen können diese Kostenstellen unterschiedlich sein, zum Beispiel Produktion, Entwicklung oder Vertrieb. Jedes Unternehmen kann für sich selbst auslegen, wie eine Kostenstelle aufgebaut ist. Leistungen werden einer Kostenstelle in Rechnung gestellt, um sie intern zu verrechnen. Die einzelnen Kostenstellen werden in der Regel nach Verantwortungsbereichen sowie nach räumlichen oder funktionalen Aspekten gebildet.

Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist die Kostenrechnung eines der wichtigsten Instrumente der Unternehmensführung. Mit der Kostenrechnung lässt sich genau feststellen, welche Bereiche eines Unternehmens welche Kosten verursachen. Das ist unerlässlich, um ein Unternehmen strategisch zu führen und seinen Erfolg zu messen. Nur wenn du weißt, wo welche Kosten anfallen, kannst du entsprechend reagieren und fundierte Entscheidungen treffen. Die Frage, welcher Teil des Unternehmens den meisten IT-Support benötigt, lässt sich zum Beispiel beantworten, indem die Kostenstelle nach der Art der Kosten ausgewertet wird. Um diese Frage zu beantworten, muss die IT ihre Ausgaben den jeweiligen Kostenstellen in Rechnung stellen. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel erkennen, dass eine bestimmte Abteilung extrem hohe IT-Kosten verursacht, und das Unternehmen kann entsprechend reagieren.

Ohne Kostenstellen würden die einzelnen Kosten, z. B. für Personal oder Miete, ohne feste Zuordnung einfach „im Raum herumschweben“. Spätestens wenn ein Unternehmen aus mehreren Abteilungen und ein paar Dutzend Mitarbeitern besteht, wird eine systematische Kostenstellenrechnung also zur Pflicht. Ohne Kostenstellenrechnung wäre man nicht in der Lage zuzuordnen, in welchem Bereich des Unternehmens die jeweiligen Kosten verursacht wurden.

Letztlich ließe sich nur eine Zahl für die Gesamtkosten ermitteln und keine detaillierte Aufschlüsselung. Ohne solche Details ist es unmöglich, die Finanzstrategie des Unternehmens auf wirtschaftlich sinnvolle Weise anzupassen. Mit Kostenstellen hingegen weiß man genau, welche Abteilung, welcher Standort oder welches Produkt welche Kosten verursacht.

Die Aufschlüsselung nach Kostenstellen ist daher notwendig. Das hilft, den Überblick zu behalten und Entscheidungen nach rein logischen Gesichtspunkten zu treffen. Außerdem wollen auch Geschäftspartner, Investoren oder Banken genau wissen, welche Aufgabe im Unternehmen wie viele Kosten verursacht.

Kostenarten vs. Kostenstelle vs. Kostenträger

Bevor wir tiefer in die Kostenstellen einsteigen, sollten wir klar zwischen Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern unterscheiden. Kostenarten beantworten, für was das Geld ausgeben wurde – z.B. für Personal oder Miete. Mehr Informationen zu Kostenarten findest du hier. Der Ort, an dem die Kosten anfallen, ist die Kostenstelle und hier gilt das Verursacherprinzip – die zentrale Frage lautet also: Wo entstehen die Kosten? Neben der Kostenstelle gibt es auch den Kostenträger. Hier lautet die Frage: Wofür entstehen die Kosten? Konkret sind Kostenträger die Vertriebsleistungen oder internen Dienstleistungen eines Unternehmens, die Umsatz generieren und denen die Kosten zugerechnet werden. Die verschiedenen Produkte, die ein Unternehmen produziert und die verkauft werden, sind zum Beispiel die Kostenträger. Ihnen werden die in verschiedenen Kostenstellen entstehende Kosten zugerechnet.

Durch die Kostenrechnung und das Controlling erhält das Unternehmen genaue Informationen darüber, welche Kosten auf welche Weise entstanden sind. Durch das Hinzufügen von Kostenträgern lässt sich auch feststellen, welche Leistung aus ihnen resultiert. Auf diese Weise lässt sich auch nachvollziehen, ob die Kosten einen realen Gegenwert erbracht haben.

Die Kostenstelle und die Kostenträger dienen also dazu, eine Vielzahl von Fragen für das Unternehmen zu beantworten. Mit der Kostenrechnung können Unternehmen – in der der Theorie – zum Beispiel folgende Fragen einfach beantworten:

• Wie verändert sich der Gewinn, wenn die Produktion um 10% erhöht wird?
• Welche Abteilung verursacht die geringsten Kosten?
• Warum sind die Kosten viel höher als ursprünglich geplant? Wo sind sie entstanden?
• Ist es besser, ein Produktelement selbst herzustellen oder es zuzukaufen?

Wie werden Kostenstellen eingeteilt?

Eine Kostenstelle ist ein abgegrenzter Bereich eines Unternehmens, für den die Kosten separat berechnet werden. Zum einen werden so die Kosten überwacht, zum anderen können die Kosten dem Verursacher zugerechnet werden. Dieses Verursacherprinzip dient in erster Linie der Kostenkontrolle, damit die Gemeinkosten den Verursachern zugerechnet werden und diese zum Sparen motiviert werden. Die Einteilung der Kostenstellen erfolgt immer nach räumlichen, organisatorischen, funktionalen und buchhalterischen Kriterien. Daraus ergibt sich dann die folgende grundlegende Unterscheidung:

1. Hauptkostenstellen: Hier fließen die Kosten direkt ein, zum Beispiel für die verwendeten Materialien oder für die im jeweiligen Bereich gezahlten Löhne. Die Kosten, die hier anfallen, können mithilfe von Kalkulationszuschlägen auf die einzelnen Kostenträger verrechnet
2. Hilfskostenstellen: Hier fließen die Kosten ein, die nicht direkt einem einzelnen Bereich zugerechnet werden können. Das ist zum Beispiel die Elektrizität oder der Hausmeisterdienst. In diesem Fall sprechen wir von Hilfskostenstellen. Die hier anfallenden Kosten werden auf die Hauptkostenstellen umgelegt – das ist eine interne Leistungsverrechnung. In der Praxis gibt es dafür einen Verteilungsschlüssel, der auf der Grundlage historischer Daten ermittelt wird.

Bewährte Verfahren für Kostenstellen 

Um eine wirksame Kostenkontrolle zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Kostenstelle immer ein eigenständiger Verantwortungsbereich bleibt. Schließlich muss die für die Kostenstelle verantwortliche Person in der Lage sein, die Kosten selbst zu kontrollieren. Außerdem sollte es immer eine räumliche Einheit sein, damit es keine Überschneidungen der Zuständigkeiten gibt. Zudem muss für jede Kostenstelle ein möglichst genaues Maß für die Kostenverursachung gefunden werden, denn sonst besteht die Gefahr, dass die Kostenkontrolle und -kalkulation fehlerhaft ist/wird.

Anhand dieser Dinge lässt sich in der Kostenstellenzuordnung ein Optimierungsproblem des Controllings erkennen. Je genauer die Kostenstellenzuordnung ist, desto wahrscheinlicher ist es, exakte Maßstäbe für die Kostenverursachung zu finden und desto präziser kann die Kostenkontrolle sowie die Kalkulation und die entsprechenden Kosten sein. Auf der anderen Seite bedeutet die Feinabstimmung der Kostenstellen aber auch höhere Buchhaltungskosten innerhalb der Kostenstellenrechnung. Das liegt daran, dass die Kontierung der Belege deutlich zeitaufwändiger ist. Hier können Vorkontierungstools, die eine einfache Verteilung der Belege auf die Kostenstellen direkt beim Anfallen der Kosten ermöglichen, sehr hilfreich sein.

Exemplarische Kostenstellenstrukturen

Die Kostenstellenstruktur ist immer individuell für jedes Unternehmen und kann sich je nach Branche und Geschäftsmodell stark unterscheiden. Ein traditionelles produzierendes Unternehmen könnte seine Kosten zum Beispiel nach folgender Struktur aufteilen:

Material

• Beschaffung
• Disposition
• Lagerhaltung

Herstellung

• Produktion / Montage
• Qualitätssicherung
• Arbeitsvorbereitung
• Forschung und Entwicklung

Verwaltung

• Management
• Buchhaltung / Finanzen / Controlling
• Personalwesen

Verkauf und Vertrieb

• Marketing
• Vertrieb
• Fakturierung
• Auftragsverwaltung

Handel

• Werksverkauf/Direktverkauf
• Verkaufsvermittler

Im Gegensatz dazu würde die Kostenstellenstruktur bei einem Software-as-a-Service-Unternehmen wahrscheinlich durchaus anders aussehen:

Entwicklung

• Software Development
• Produktmanagement
• Design
• Dev Ops

Verkauf und Vertrieb

• Vertrieb
• Performance Marketing
• Product Marketing
• Digital Markeitng
• Content Marketing

Support

• Telefon-, Chat- und Websupport für Kundenanfragen, Probleme und Bugs.
• Kundenbetreuung (kann zudem auch als Kostenträger betrachtet werden!).

Verwaltung (Betrieb)

• Management
• Buchhaltung / Finanzen / Controlling
• Personalwesen
• Operations

In der Praxis werden Kostenstellen in der Buchhaltung durch eine pro Kostenstelle spezifische, mehrstellige Zahlenkombination gekennzeichnet. Diese wird jeder Buchung hinzugefügt, so dass jede Ausgabe einer Kostenstelle zugerechnet wird.

Du willst Kostenstellen einführen? 

Das Einführen von Kostenstellen macht spätestens ab einer Unternehmensgröße von etwa 15-20 Mitarbeitern und sich klar unterscheidenden Aufgaben- und Verantwortungsbereichen Sinn. Wenn dein Unternehmen gerade erst gegründet wurde, und beispielsweise all deine Mitarbeiter in der Produktentwicklung beschäftigt sind, lässt sich auch ohne Kostenstellen noch ein guter Überblick behalten. Sobald dein Unternehmen wächst und weiter Bereiche wie zum Beispiel Vertrieb, Marketing und HR hinzukommen, werden Kostenstellen unabdinglich, um genau zu wissen, in welchen Teilen deines Unternehmens welche Kosten anfallen. Welche Kostenstellenstruktur für dein Unternehmen am besten passt, ist eine individuelle Entscheidung. Egal für welche Struktur du dich entscheidest, ist wichtig, dass du dies mit deiner Buchhaltung (beziehungsweise deinem Steuerberater, wenn die Buchhaltung ausgelagert ist) klar kommunizierst, so dass alle zukünftigen Transaktionen entsprechend auf die neuen Kostenstellen gebucht werden. Vorkontierungstools helfen dir dann, die Buchung von einzelnen Transaktionen auf die jeweils richtige Kostenstelle zu vereinfachen.

Nachdem du deine Kostenarten und Kostenstellen sauber aufgesetzt hast, willst du natürlich auch in der Lage sein, schnell und einfach Insights aus deinen Buchhaltungsdaten zu ziehen. In Praxis ist das oft schwieriger als gedacht. Im Normalfall passieren solche Analysen in Excel, doch ein Excel-Modell für ebenjene Analysen korrekt aufzusetzen, ist nicht einfach, zeitaufwendig und sehr fehleranfällig. Dazu kommt die Mühe, die letzten verfügbaren Daten immerzu manuell aus dem Buchhaltungssystem ins Excel Model zu transferieren. Hier kann Pectus Finance helfen! Pectus verbindet sich direkt mit deinem Buchhaltungssystem (z.B. Datev), so dass du immer Zugriff zu deinen letzten Daten hast. Zudem kannst du im Handumdrehen Reports erstellen, KPIs ausrechnen und Analysen fahren, sowie diese mit deinen Kollegen teilen.

Wenn du noch keine Kostenstellen hast, aber trotzdem an den Analysemöglichkeiten von Pectus interessiert bist und Kostenstellen einführen möchtest, helfen wir dir hierbei im Onboarding Prozess und finden gemeinsam die beste, individuelle Kostenstellenstruktur für dein Unternehmen. Zudem bietet Pectus dir die Möglichkeit, gegebenenfalls falsch gebuchte Transaktionen im Rahmen deines monatlichen Controlling-Prozesses zu korrigieren, um die Datenintegrität fortlaufen sicherzustellen.