Die Kostenrechnung: Erste Schritte mit den richtigen Kostenarten

Viele Start-ups warten oft viel zu lange bis sie eine saubere Kostenrechnung einführen und somit anfangen, echte Insights aus ihren Buchhaltungsdaten zu ziehen. Somit bleibt ob viel Potential ungenutzt, den auf Basis einer sauberen Kostenrechnung lassen viele Schlüssen ziehen, die für weiteres, effizientes Wachstum extrem hilfreich sind. In dieser Blog Serie bieten wir einen kurzen Einblick in die Kostenrechnung. In folgendem Artikel widmen wir uns den Kostenarten.

Die Kostenrechnung besteht aus drei Komponenten: Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger. Obwohl Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger ähnlich klingen, beziehen sie sich auf unterschiedliche Dinge:

• Kostenarten sind Kriterien, nach denen die Kosten kategorisiert werden.
• Kostenstellen sind die Orte, an denen die Kosten anfallen – in der Regel sind das Abteilungen im Unternehmen.
• Kostenträger ist ein bestimmtes Produkt, Projekt oder eine Dienstleistung, für die die Kosten anfallen.

Wenn alle drei Komponente sauber aufgesetzt sind, kann die Kostenrechnung bei Start-ups eingeführt werden.

Warum sind Kostenarten wichtig?

Kostenarten sind wichtige Analyseinstrumente in einem Unternehmen. Die Kostenarten bilden die Grundlage für die Kostenartenrechnung. Diese ist wichtig, um die Aufgaben in einem Unternehmen zu dokumentieren und zu strukturieren und um wichtige Informationen zu liefern.

Wenn du die Kostenarten klug auswählst, kannst du deine Kosten genauer analysieren. Das ist besonders wichtig für die Unternehmensführung. Nur so kannst du herausfinden, warum zum Beispiel die Kosten für einen bestimmten Rohstoff gestiegen sind oder wo es noch Einsparpotenzial gibt und vieles mehr.

Was sind Kostenarten?

Kostenarten sind Kategorien, in die ein Unternehmen seine Gesamtkosten unterteilen kann. Eine Kostenart umfasst also alle Kosten, die mindestens ein bestimmtes Merkmal aufweisen – und zwar alle auf die gleiche Weise.

Die Kostenkategorien sowie ihre Einteilung und Berechnung gehören thematisch zum internen Rechnungswesen. Dies ist auch die Grundlage für die betriebliche Kosten- und Leistungsverrechnung.

Grundsätze der Kostenartenbildung

Die Bildung von Kostenarten kann nicht einfach willkürlich erfolgen. Ein Unternehmen muss sich an bestimmte Grundsätze halten. Als Unternehmen musst du die folgenden Grundsätze für die Kostenartenbildung beachten:

• Grundsatz der vollständigen Erfassung: Es muss darauf geachtet werden, dass für alle anfallenden Kosten entsprechende Kostenarten vorhanden sind. Alle Kosten in einem Unternehmen müssen einer Kostenart zugerechnet werden können.
• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: Ziel ist es, unnötige oder überflüssige Zuordnungskriterien zu vermeiden und ein Kosten-Nutzen-Verhältnis zu verfolgen.
• Grundsatz der Untergliederung der Kosten nach ihrer Zuordnung: Die Kosten müssen so unterteilt werden, dass sie mit ihrer weiteren Zuordnung vereinbar sind.
• Grundsatz der Kennzeichnung kalkulatorischer Kostenarten: Kalkulatorische Kosten oder sonstige Kosten bzw. Zusatzkosten beruhen nicht auf tatsächlichen Zahlungen, weshalb sie bei der Bildung von Kostenarten ebenfalls berücksichtigt und gekennzeichnet werden müssen.

Welche Arten von Kostenarten gibt es?

Konkret wird zwischen zwei Arten von Kosten unterschieden:

• Primäre Kosten
• Sekundäre Kosten

Primäre Kostenarten sind die Kostenarten, die extern vom Markt bezogen werden, wie z.B. Lohnkosten oder Materialkosten. Diese primären oder ursprünglichen Kostenarten werden in der Kostenartenrechnung erfasst.

Sekundäre Kostenarten hingegen sind die Kosten, die für Waren oder Dienstleistungen aufgewendet werden, die für den Eigenbedarf des Unternehmens bestimmt sind. Diese Kosten ergeben sich aus der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung, die im Rahmen der Kostenstellenrechnung erfolgt.

Hierfür ist das Controlling zuständig. Denn das Controlling ist dafür da, eine gute Grundlage für Managemententscheidungen und zuverlässige Daten zu liefern. Nur so kannst du faktenbasierte Entscheidungen darüber treffen, wann ein Produkt für dein Unternehmen nicht mehr rentabel ist. Vor allem kleinere Unternehmen und Start-ups verfügen oft nicht über ein eigenes Controlling. Die Aufgaben fallen meist unter den Tisch, oder werden von der Buchhaltung übernommen, die sich darum nur nebensächlich kümmern kann. Das ist einer der Gründe, warum es oft ratsam ist, in diesem Bereich Softwareunterstützung zu nutzen. Diese kann auch im Prozess der Einführung der Kostenrechnung bei Start-ups helfen.

Wie werden die Kosten eingeteilt?

Es gibt 5 Kriterien, nach denen Kostenarten klassifiziert werden können. Die Einteilung erfolgt entweder:

1. nach den Produktionsfaktoren
2. nach Funktionsbereich
3. nach der Art der Verrechnung
4. nach der Art der Kostenerfassung oder
5. nach dem Verhalten bei Beschäftigungsschwankungen

Welche dieser 5 Klassifizierungskriterien von Kostenarten in einem Unternehmen verwendet werden, hängt stark von der Branche ab. Manche Kriterien sind für manche Branchen besser geeignet als für andere. In den meisten Fällen orientieren sich die Unternehmen jedoch daran, wie die Kosten in der Buchhaltung verwendet werden.

Was ist mit Klassifizierungskriterien von Kostenarten gemeint?

Die Klassifizierung nach Produktionsfaktoren bietet die Möglichkeit, die Kosten den Produktionsfaktoren zuzuordnen. Das können z.B. Personal- oder Materialkosten sein.

Eine Klassifizierung nach Funktionsbereichen führt zu den folgenden Kostenarten: Beschaffungskosten, Bestandskosten, Produktions-/Materialkosten, Verwaltungskosten und Vertriebskosten. Die Kosten werden den Bereichen zugerechnet, in denen sie anfallen und für die sie verwendet werden.

Bei der Klassifizierung nach der Art der Zuordnung wird zwischen Einzel- und Gesamtkosten unterschieden. Bei den Einzelkosten können die Kosten einem bestimmten Produkt, dem Kostenträger, zugeordnet werden, bei den Gesamtkosten hingegen nicht.

Eine Klassifizierung nach der Art der Kostenerfassung unterscheidet zwischen aufwandsgleichen Kosten und kalkulatorischen Kosten (auch sonstige Kosten und Zusatzkosten).

Die letzte mögliche Klassifizierung der Kostenarten ist die Klassifizierung nach dem Verhalten bei Beschäftigungsschwankungen. Dabei handelt es sich konkret um fixe und variable Kosten. Fixe Kosten bleiben immer konstant, während variable Kosten von anderen Faktoren abhängen. Zu den fixen Kosten gehören z.B. Miete oder Zinsen, während zu den variablen Kosten die Ausgaben für Strom gehören.

Kostenarten: Beispiele

Wenden wir uns nun einem Beispiel für Kostenarten zu: In einer Schneiderei können verschiedene Arten von Kosten entstehen:

• Materialkosten: Kosten für Stoffe, Nähseide, etc.
• Personalkosten: Dazu gehören die Löhne für Meister, Gesellen und Lehrlinge.
• Abschreibung: zum Beispiel für Werkzeuge oder Nähmaschinen
• Miete: für das Geschäft
• Werbekosten: Kosten für Plakate, Online-Werbung usw.

Kostenrechnung bei Start-ups: Umsetzung in die Praxis

In der Praxis teilt die Buchhaltung, oder der externe Steuerberater, jede einzelne Buchung einer Kostenart zu. Welche Kostenarten verwendet werden, definiert das Unternehmen. Gerade bei Start-ups wird aber üblicherweise der vom Buchhaltung System standardmäßige Betriebsabrechnungsbogen verwendet, der ebenjene Kostenarten definiert. So definiert zum Beispiel Datev, das in Deutschland am meisten verbreitetste Buchhaltungssystem, folgende Kostenarten:

• 100 Personalkosten
• 120 Raumkosten
• 140 Betriebliche Steuern
• 150 Versicherung/ Beiträge
• 180 Kfz Kosten (ohne St.)
• 200 Werbe-/Reisekosten
• 220 Kosten Warenabgabe
• 240 Abschreibungen
• 250 Reparatur/Instandhaltung
• 260 Sonstige Kosten

Die jeweiligen dreistelligen Nummern bilden Teil der Kontonummern, unter die die jeweiligen Buchungen der einzelnen Kostenarten verbucht werden.

Analyse der Kostenarten

Das konsistente Buchen von einzelnen Buchungen auf die jeweiligen korrekten Kostenarten erlaubt die ersten Analysemöglichkeiten, insbesondere bei einer individualisierten Kostenartenstruktur. Hier kann eine geeignete Softwarelösung große Vorteile bieten. Pectus Finance erlaubt es Unternehmen, ihre Kostenartenstruktur individuell anzupassen und gleich mehrere Strukturen anzulegen, um ihre Kosten auf vielfältige Art und Weise zu analysieren. Noch aufschlussreicher werden solche Analysen durch das zusätzliche Verwenden von Kostenstellen. Kostenstellen definieren, wo im Unternehmen die Kostenstellen entstanden sind. Durch die Kombination von Kostenarten und Kostenstellen lässt sich so zum Beispiel ermitteln, wie hoch die Personalkosten in der Produktion oder im Vertrieb sind. Das selbe gilt für Kostenträger, wodurch sich sich zum Beispiel Margen auf Produktebene errechnen lassen. Mit dem Einführen einer sauberen Kostenrechnung bei Start-ups lassen sich so wertvolle Erkenntnisse für die Unternehmenssteuerung gewinne. Pectus Finance kann gemeinsam mit seinen Partner bei genau diesem Prozess unterstützen.