Effektiv Kosten einsparen und den Abschwung meistern

Wie man den aktuellen Abschwung meistert – ein Leitfaden für Start-up-Unternehmen

Schritt 1: Effektives Kosten-Controlling

Angesichts des anhaltenden Ukraine-Kriegs, der nach wie vor steigenden Inflation und der zunehmenden Zinsen sieht das aktuelle wirtschaftliche Umfeld immer besorgniserregender aus. Der wirtschaftliche Abschwung ist im vollen Gange ist und wird wohl zunehmend zu einer weltweiten Rezession. Start-up-Unternehmen leiden besonders darunter, da sie in der Regel auf externe Finanzierung angewiesen sind um zu wachsen. Dieser Artikel zeigt dir, wie dein Start-up den wirtschaftlichen Abschwung überlebt. Schritt 1: Verlängere deinen Runway durch effektives Kosten-Controlling.

Vor einiger Zeit schon hat Y Combinator, einer der bekanntesten Startup-Accelerator im Silicon Valley, seinen Portfolio-Unternehmen geraten, „für das Schlimmste zu planen„, um den aktuellen Wirtschaftsabschwung zu überleben. Die Botschaft war klar: Senkt die Kosten und verlängert euren Runway. Viele führende VCs wie Sequoia unterstützen diesen Standpunkt und raten ihren Portfoliounternehmen aktiv, sich gründlich auf den bevorstehenden wirtschaftlichen Abschwung vorzubereiten. Das gilt jedoch nicht nur für die USA. Geopolitische Ereignisse wie der anhaltende Krieg in der Ukraine und die daraus resultierende Verknappung der Öl- und Gaslieferungen aus Russland bringen Europa in eine noch prekärere Lage. Neil Shearings, Chefvolkswirt bei Capital Economics, warnte kürzlich in der Financial Times, dass das Rezessionsrisiko in Europa am höchsten ist, „wo die inflationsbedingte Lebenshaltungskostenkrise mit der Gasverknappung zusammenkommt.“

Wie können Start-ups diesen Sturm überstehen? In diesem Artikel möchten wir die dringendsten Schritte zusammenfassen, die Gründer/innen und Finanzverantwortliche in Start-ups jetzt unternehmen sollten, um die Krise zu meistern.

Analysiere die finanzielle Gesundheit deines Start-ups

Als Venture-backed Start-up bist du wahrscheinlich noch nicht profitabel. Wahrscheinlich bist du dir deines monatlichen Cash Burns bewusst. Um zu wachsen und zu überleben, hast du zwei Möglichkeiten:

• Erreiche den „Default Alive“ Zustand
• Zusätzliche Gelder einwerben

Um herauszufinden, welcher Weg plausibler ist, musst du deine finanzielle Situation gründlich analysieren. Um den „Default Alive„-Zustand zu erreichen, musst du innerhalb des Zeitrahmens, den deine derzeitiger Runway vorgibt, profitabel werden. Wenn du z. B. noch 2 Millionen Euro zur Verfügung hast und dein Cashburn 200.000 Euro pro Monat beträgt, hast du noch 10 Monate Zeit, um dein Unternehmen profitabel zu machen. Um dein derzeit unrentables Start-up in ein rentables Unternehmen zu verwandeln, musst du natürlich deine Einnahmen erhöhen oder die Kosten senken. Den Default Alive Zustand zu erreichen ist eine plausible Option, wenn du:

• bereits signifikante, wachsende Umsätze hast
• noch erhebliches Kosteneinsparungspotenzial hast, das einem nachhaltigen Wachstum nicht im Wege steht

Dies ist in der Regel keine Option für Start-ups in der Frühphase, die noch keine Umsätze erzielt haben, noch auf der Suche nach Product Market Fit sind oder sich in einer frühen Wachstumsphase befinden und daher hohe Entwicklungs- oder Betriebskosten haben. Solche Unternehmen müssen sich zusätzliches Kapital beschaffen. Im derzeitigen wirtschaftlichen Umfeld ist das jedoch leichter gesagt als getan. Investoren interessieren sich nicht mehr für Wachstum um jeden Preis. Stattdessen wollen sie sehen, dass du ihr Kapital effizient einsetzt. Eine Standardkennzahl zur Messung der Kapitaleffizienz ist der Burn Multiple. Er wurde von dem bekannten SaaS-Investor David Sacks bekannt gemacht und gibt an, wie viel Geld du für dein Umsatzwachstum (gemessen an den neuen Nettoumsatzrenditen) verbrannt hast. Je niedriger der Burn Multiple ist, desto besser, denn das bedeutet, dass du weniger Geld verbrauchen musstest, um zu wachsen. Ein negativer Burn Multiple deutet auf ein profitables Wachstum hin. In der Regel wird ein Burn-Multiple unter 1 für ein Start-up-Unternehmen als extrem gut angesehen, während ein Burn-Multiple über 3 als schlecht gilt. Für ein Unternehmen in der Frühphase ist auch ein Burn-Multiple über 3 akzeptabel. Die folgenden Richtwerte können zur Orientierung für „gute“ Burn-Multiples herangezogen werden:

• Seed Stage – (Go-To-Market erfolgt): 3
• Serie A – Fokus auf Wachstum: 2
• Serie B und darüber hinaus: <2 – wenn eines Sales Organisation aufgebaut ist und effizient arbeit, wird erwartet, dass sich der Multiplikator im Laufe der Zeit dem Wert 0 nähert (d.h. das Unternehmen zeigt einen klaren Weg in Richtung Profitabilität)

Was bedeutet das für dich und den Start-up, wenn du ins Fundraising gehen willst? Als Gründer oder Finanzverantwortlicher musst du sicherstellen, dass du dein Geld effektiv einsetzt. Kurz gesagt, du musst alle unnötigen, nicht unternehmenskritischen und nicht wachstumsfördernden Kosten so weit wie möglich reduzieren. Wo fängst du an?

Streiche alle unnötigen, nicht unternehmenskritischen Ausgaben

Am einfachsten ist es, bei den Ausgaben für Dienstleistungen und Software anzufangen. Als Start-up-Unternehmen zahlst du schnell für eine ganze Reihe von SaaS-Diensten, von denen du viele nicht brauchst. Meistens gibt es viele Überschneidungen zwischen den Lösungen, für die du bezahlst, so dass mindestens eine davon überflüssig ist. Oder man zahlt für zu viele User. Es versteht sich von selbst, dass jede nicht benötigte Software sofort gekündigt werden sollte. Natürlich gibt es Dienste, die für unerlässlich sind (z. B. dein CRM-Tool oder bestimmte DevOps-Dienste). Aber auch bei solchen Kernsystemen solltest du die Nutzerlisten sorgfältig durchgehen und – wenn die Abrechnung pro Nutzer erfolgt – die Konten entfernen, die das Tool nicht regelmäßig nutzen.

Als Nächstes folgen die Personalausgaben. Insbesondere bei SaaS und anderen „Asset-light“ Start-ups sind die Personalkosten bei weitem der größte Kostenblock. Als ersten Schritt solltest du deinen Hiring Plan sorgfältig überdenken. Lege einen vorläufigen Einstellungsstopp fest, bevor du nicht jede Stelle, die du derzeit einstellen willst, daraufhin überprüft hast, ob sie unbedingt benötigt wird. Bestimmte Aufgaben können oft von bestehenden Teammitgliedern geschultert werden. Das senkt nicht nur deine zukünftigen Personalkosten, sondern vermeidet auch die Kosten, die mit dem Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess verbunden sind, insbesondere wenn du externe Rekrutierungsdienste in Anspruch nimmst. Als noch drastischere Maßnahme musst du dein derzeitiges Team neu bewerten. Gibt es bestimmte Positionen, die nicht unternehmenskritisch sind und die die damit verbundenen Gehälter nicht rechtfertigen? Solche Fragen sind schwierig, vor allem in einem Start-up, aber sie müssen gestellt werden, wenn das Überleben und Wachstum des gesamten Unternehmens auf dem Spiel steht.

Alle anderen, operativen Ausgaben, die nicht mit dem Personal zusammenhängen, wie z. B. Reisen, Hardware-Ausstattung und Bürokosten, sollten natürlich auch in Betracht gezogen und streng bewertet werden. Gerade bei „operations-heavy“ sollten bestehende Verträge mit Zulieferen und Vermietern nachverhandelt werden.

Umsetzung in der Praxis

Für die meisten Unternehmen ist es leichter gesagt als getan, einen transparenten Überblick über ihre Kosten zu bekommen. In einem hochdynamischen Umfeld fällt es Startups, insbesondere Unternehmen in der Frühphase und Wachstumsunternehmen, schwer, einen klaren Überblick über ihre Ausgaben zu behalten. Ständig wechselnde Mitarbeiterzahlen, Produktentwicklungskosten, Marketingkosten und schwankende Umsätze gehören zu den vielen Dingen, die Gründer/innen und Finanzverantwortliche verstehen müssen. Bei den meisten Start-ups in Deutschland wird die Buchhaltung jedoch an ihre Steuerberater ausgelagert, die Buchhaltungstools wie Datev verwenden. Der Steuerberater macht den monatlichen Abschluss und schickt dann in der Regel einen PDF-Export aus dem Buchhaltungstool per E-Mail zu. Das Start-up nimmt diese Daten und überträgt sie in sein Excel-basiertes Finanzmodell. Dieser Prozess ist an sich schon manuell und umständlich und viele wertvolle Informationen gehen verloren, da du in der Regel nur eine aggregierte Version deiner Daten erhältst. Es ist nicht möglich, bis auf die Ebene der einzelnen Buchungen vorzudringen, um zu verstehen, welche Transaktionen durchgeführt wurden, die zu bestimmten Kostenpositionen geführt haben. Um zu verstehen, wofür du dein Geld ausgibst, musst du also normalerweise die unstrukturierten Buchhaltungsdaten Zeile für Zeile durchgehen. Das kostet Zeit – Zeit, die Start-up-Gründer/innen und Finanzverantwortliche nicht haben.

Ohne viele historische Daten und monatliche Schwankungen bei den Kosten und Einnahmen wird die Vorhersage deines Cashburns schnell sehr spekulativ. Finanzdaten in Echtzeit und eigene Finanzexperten sind daher entscheidend für eine effektive Kostenkontrolle. Die meisten Unternehmen in der Frühphase haben jedoch nicht die Ressourcen, um Experten dafür einzustellen, und die Gründer/innen haben nicht die Zeit, ihre Finanzmodelle selbst ständig zu aktualisieren.

Das führt dazu, dass die internen Finanzen eines Start-ups unübersichtlich sind. Ohne viel Zeit und Mühe zu investieren, hast du nur wenig Einblick, wofür du dein Geld ausgibst, wie sich dein Cashburn entwickeln wird und wann du mit dem Fundraising beginnen solltest. Obwohl sich Gründer/innen dieser Herausforderung in der Regel bewusst sind und oft sogar ein Budget aufstellen und versuchen, die Kosten zu prognostizieren, verfehlen sie ihre Ziele immer wieder, weil sie keinen transparenten Überblick über ihre Daten und kein effektives monatliches Finanzcontrolling haben, bei dem sie ihre tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Kosten vergleichen und jede einzelne Kostenposition aufschlüsseln können, um herauszufinden, wofür sie ihr Geld ausgeben und warum sie ihre Ziele nicht erreicht haben. Infolgedessen bleibt ihr Cash Burn zu hoch, was zu einem schwierigen Fundraising-Prozess führt, sobald es soweit ist.

Pectus Finance ermöglicht es, Kosten und Umsätze effektiv zu kontrollieren

Pectus Finance ist ein Tool, das dir hilft, klar zu verstehen, wo und wie du dein Geld ausgibst. Mit einer direkten API-Verbindung zu Datev, dem gängigsten deutschen Buchhaltungssystem, garantieren wir dir direkten Zugang und Einblick in deine Finanzdaten. Anstatt dich auf die Auswertungen deines Steuerberaters verlassen zu müssen, bietet Pectus eine einfache, leicht zu bedienende Software, mit der du deine Finanzdaten in Echtzeit einsehen kannst. Du kannst zum Beispiel einfach deine Ist-Werte im Vergleich zur geplanten Performance auswerten und bis auf die Ebene der einzelnen Buchungen vordringen, um deine Kosten und Einnahmen sowie alle Leistungsabweichungen genau zu verstehen. Außerdem kannst du mit Pectus benutzerdefinierte Berichte erstellen und beliebige Leistungskennzahlen (KPIs) berechnen, um deine Unternehmensleistung weiter zu steuern. Integriere alle deine Daten nahtlos und übernimm die Kontrolle über deine Finanzen.