Was ist ein Kontenrahmen, wofür benötige ich ihn und wie baue ich ihn auf?

Als Gründer eines Start-ups oder als Klein- oder Mittelständler ist es unerlässlich, deine Finanzen im Blick zu behalten, um informierte Entscheidungen zu treffen und und im Budget zu bleiben. Die Genauigkeit der Buchhaltung und des Reportings ist von essentieller Bedeutung, und ein gut organisierter Kontenrahmen („Chart of Accounts“) ist der Schlüssel dazu. Doch was genau ist ein Kontenrahmen und wie richtest du ihn ein?

Ein Kontenrahmen ist eine Liste aller Konten in der Buchhaltung, die auf der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz aufgeführt werden. Der Kontorahmen bildet das Rückgrat der Finanzstruktur deines Unternehmens und definiert, wie du auf die Kosten und Umsätze im Unternehmen schaust. Um sicherzustellen, dass deine Finanzberichterstattung genau und aussagekräftig ist, benötigst du den richtigen Kontenrahmen. Je nach Unternehmen und Geschäftsmodell, sind unterschiedliche Sichtweisen auf deine Umsätze und Kosten sinnvoll.

Hier sind einige Tipps, wie du deinen Kontenrahmen einrichten kannst:

1. Verstehe, was für dein Unternehmen wichtig ist: Dein Kontenrahmen sollte die spezifischen Aspekte deines Unternehmens widerspiegeln. Ob du ein SaaS-Start-up oder ein produzierendes Fortune-500-Unternehmen bist, dein Unternehmen hat unterschiedliche Kategorien, die für dein Geschäft wichtig sind. In einem SaaS Unternehmen sind zum Beispiel die Personalkosten der Hauptkostentreiber, weshlab hier eine detaillierter Kategorisierung des Kontorahmens sinnvoll ist. So können Personalkosten zum Beispiel weiter aufgeteilt werden in Gehälter, Sozialversicherungskosten, Altersvorsorge, Fortbildung und Boni.
2. Verstehe, wer die Leser deines Reportings sind: Die Leser der Finanzaufzeichnungen sind normalerweise der CEO, Investoren, Aktionäre und Abteilungsleiter. Gestalte deinen Kontenrahmen so, dass diese Leser ihn ohne zusätzliche Kommentare verstehen können. Es können auch mehrere Kontenrahmen für verscheidene Leser erstellt werden. Im Normalfall ist dies jedoch nicht notwendig. Stattdessen werden unterschiedliche Stufen an Granularität geteit.
3. Finde das richtige Gleichgewicht zwischen Detailgrad und Verständlichkeit: Finde das perfekte Gleichgewicht zwischen ausreichendem Detail, um alle wichtigen Aspekte mit deinem Leser zu teilen, ohne dabei den Leser zu überfordern. Dies beinhaltet die Verwendung einer angemessenen „Tiefe“ in deinem Kontenrahmen. Wenn du beispielsweise insgesamt 20 verschiedene Kostenkategorien für deinen Kontenrahmen entwickelt hast, kann es viel einfacher sein, diese in Buckets wie Kosten der verkauften Waren (COGS), Betriebskosten und Personalkosten zu kategorisieren, und so eine Struktur mit mehreren Ebenen zu schaffen. Siehe dazu auch die ersten beiden Punkte.
4. Verwende eine korrekte Ordnung mit Nummerierung und Abschnitten: Eine Nummerierung ermöglicht es dir, eine benutzerdefinierte Reihenfolge für die Darstellung der Konten festzulegen, und das Gruppieren ähnlicher Ausgaben in bestimmten Buckets verbessert die Lesbarkeit. Wenn du DATEV für deine Buchhaltung verwendest, werden die Kontonummern in der Regel bereits auf diese Weise sortiert, wie vom Standardkontenrahmen deines Steuerberaters vorgegeben.

Für weitere Details zur Einrichtung deines Kontenrahmens mit der richtigen Kostenklassifikation haben wir diesen Artikel vorbereitet.

Viele Start-ups warten viel zu lange, um ein individualisierten Kontenrahmen zu erstellen und bleiben stattdessen zu lange beim Standardkontenrahmen, den der Steuerberater bereitstellt (normalerweise der „SKR03“ oder „SKR04„). Diese Standardkontenrahmens führen zu standardisierten BWAs („Betriebswirtschaftliche Auswertung„) die wenige Einblicke ins Unternehmen liefert, da sie eben nicht personalisiert und auf dein Unternehmen angepasst ist. Im Ergebnis lassen Start-ups oft ihre Buchhaltungsdaten oft komplett unberührt und verlassen sich stattdessen auf ihre Bankkonto-Transaktionen. Das hinterlässt jedoch eine Menge ungenutzter Erkenntnisse und kann mit wenig Arbeit sehr schnell geändert werden.

Zusammenfassend ist die Einrichtung eines guten Kontenrahmens entscheidend für kleine und mittelständische Unternehmen, die fundierte finanzielle Entscheidungen treffen möchten. Durch Befolgung dieser Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihr Kontenrahmen die einzigartigen Aspekte Ihres Unternehmens genau widerspiegelt und sinnvolle Einblicke für Ihre Leser liefert. Verwenden Sie ein Finanzplanungs- und Analysewerkzeug, um den Prozess zu optimieren und noch effizienter zu gestalten.